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Organiser Les Réunions En Télétravail

Comment organiser les réunions en télétravail ?

Par Philippe Jannet

Depuis le 16 mars 2020, l’un des thèmes récurrents chez nos clients concerne  l’organisation du travail  et passe par une question simple : comment organiser les réunions en télétravail ? L’efficience des réunions est essentielle à la réussite de l’organisation du travail et au maintien de la performance.

Voici ce que nous avons vu et testé avec nos clients et prospects patrons, managers, entrepreneurs et startuppeurs :

COMMENT ORGANISER LES RÉUNIONS EN TÉLÉTRAVAIL : CE QUI MARCHE

  • Fixer des horaires récurrents

  • Fixer la durée à l’avance et s’y tenir

  • Si la réunion dure plus de trente minutes, privilégier les horaires intermédiaires :

– 45 à 50 minutes vs une heure

– 1h15 à 1h20 vs 1h30

– etc…

… ce qui laisse le temps de se faire un thé, un pipi ou un bisou à votre co-télétravailleur(se)…

  • Privilégier les réunions courtes surtout si elles sont quotidiennes

  • Préférer plusieurs petites réunions par jour à une seule grande

  • Inviter chacun à activer sa caméra au moins au début de la réunion, juste pour ne pas perdre le lien humain

  • Distribuer la parole à tous, vraiment à tous (y compris les personnes en mutes et les timides)

  • Rappeler à chacun qu’il peut utiliser un arrière plan pour limiter le côté intrusif de la visio. Tout le monde ne veut pas montrer son petit chez soi au reste de la boîte…

  • Couper les téléphones le temps de la réunion

  • Privilégier les petits nombres de participants

Pour les réunions récurrentes :

Daily : faire court (30 mn max), donner la parole à chacun sur son moral. Le daily meeting est idéal pour déterminer les tâches façon méthode Agile, en commençant par ce qui a été fait depuis la dernière réunion avant de passer au programme de la journée. Pour alléger et responsabiliser, on peut se contenter des problèmes rencontrés depuis la dernière réunion, partant du principe que le reste a été effectué. Pour les réunions matin, midi et soir, voir la section « ce qui ne marche pas »

Weekly : incontournable, elle permet de faire le point des projets, du business, de la vie de la boîte… Elle s’accompagne de plus de formalisme que le daily, c’est à dire un ordre du jour et un compte rendu. Pour sa durée, ça dépend du nombre de participants et des points à traiter. Moins d’une heure serait un idéal. Pour des réunions toutes les deux semaines, voir la section « ce qui ne marche pas »

Trop de Zoom tue le Zoom

COMMENT ORGANISER LES RÉUNIONS EN TÉLÉTRAVAIL : CE QUI NE MARCHE PAS

  • Les réunions qui ne servent pas vraiment, surtout si elles n’existaient pas en présentiel

  • Les réunions systématiques qui peuvent passer pour du contrôle (genre 9h, 12h et 18h)

  • Les réunions longues, très longues

  • Les réunions hors agenda

  • Les réunions à des rythmes bizarres, genre tous les 15 jours encore appelée bi-mensuelles…

  • Les réunions de créa à 25, même en Miro… Personne ne sait les faire marcher vraiment…

  • Eviter les réunions de fin de journée type bilan : tout le monde ne finit pas à la même heure. En caricaturant, entre ceux qui ont des enfants qui rentrent de l’école vers 17h30 ou 18h00 et les oiseaux de nuit, respectez les rythmes…

  • Les successions de réunion toute la journée

  • L’apéro-Teams / Zoom après une journée en Teams / Zoom : se souvenir que « trop de Zoom tue le Zoom » (Laurence Grandcolas)

  • La visio pour tout et n’importe quoi surtout un mail ou un coup de fil suffisent

  • Les réunions mêlant présentiel et distanciel… A tout prendre, laissez les présents derrière leur ordinateur , dans les mêmes conditions techniques que les remote people

  • Attention au ton utilisé pour éviter un éventuel ressenti de flicage…

PETIT ZOOM SUR LE DÉROULÉ IDÉAL D’UNE RÉUNION :

  • Pour chaque réunion, se demander à qui et à quoi elle sert et si elle est nécessaire

  • Pour la mise en place ou pour tout changement, n’hésitez pas à faire participer vos équipes. Plus ils donnent leur avis et plus vous avez de chance qu’ils se sentent investis.

  • Démarrer la première réunion par une prise de météo de chacun, genre « Comment ça va ? » en écoutant les réponses des autres… On peut vous proposer des dizaines de modèle sympas pour démarrer

  • Annoncer le thème de la réunion

  • Annoncer la durée et s’y tenir

  • Pour y arriver, nommer un time keeper dont le rôle sera d’alerter quand il ne restera que 10 minutes, puis 5 puis sonnera la fin

  • Nommer un.e speaker qui anime la réunion et donne la parole

  • Nommer un.e scribe qui prendra des notes et sera chargé.e du compte rendu écrit

  • Inviter (ou imposer selon vos appétences) la caméra pour tout le monde et le mute pour ceux qui ne parlent pas (on a connu un interlocuteur doté de perruches qui avait oublié son mute….)

  • Se garder 5 à 10 minutes en fin pour faire une conclusion

  • Si vous n’êtes pas en full télétravail, faites les réunions créatives en présentiel si c’est possible

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